Om me heen zie ik dat er veel behoefte is aan plezier en afleiding. Veel mensen durven de organisatie van een event echter nog niet aan, terwijl er genoeg informatie voorhanden is. Laten we samen kijken hoe je in deze tijden een veilig en toch onvergetelijk event organiseert!
Er is de afgelopen maanden keihard gewerkt door onderzoekers en experts aan diverse tools om covid-veiligheidsrisico’s van een event zo precies mogelijk in te schatten. Ze geven eventmanagers en organisatoren houvast, maar worden ook gebruikt door lokale overheden om vergunningen te geven. De belangrijkste is het Covid Event Risk Model (CERM): Deze bestaat uit een Event Scan die je zelf toepast, plus een Covid Event Protocol: een gids voor alle private en publieke organisatoren. Zo kan elke organisator nagaan of het event haalbaar is gezien de strenge maatregelen, en welke eventuele extra inspanningen nodig zijn.
Niet alleen voor organisatoren is zo’n model handig, maar dus ook voor lokale overheden. Zij kunnen hiermee zelf vooraf een risicoanalyse maken waardoor de verantwoordelijkheid voor veiligheid wat minder op de organisator ligt.
Het belangrijkste voor het CERM is risicovermindering van virustransmissie. Dat zit ‘m in 3 factoren:
- Maximale afstand: Maak een Crowd Management Plan. Denk aan bezoekersstromen, routes, capaciteitsbepaling, verschillende zones.
- Maximale hygiëne: Dat is ieders eigen verantwoordelijkheid, maar als organisator moet jij dat faciliteren. Dus: zorg dat iedereen regelmatig de handen kan wassen, maak de regels nog eens duidelijk: blijf thuis bij klachten, hoest/nies in de elleboog, geen handen schudden. Denk aan de luchtverversing, verminder deelbare objecten (menukaarten), en let op het aantal toegestane personen per m².
3. Maximale data: Tel je bezoekers real time, maar registreer ook alvast vooraf of bij binnenkomst. Dat is noodzakelijk om mensen te traceren bij een eventuele besmettingshaard. Bovendien kun je dan makkelijker de covidmaatregelen communiceren naar je bezoekers toe.
Wat ik het belangrijkst vind? Dat bezoekers geïnformeerd en gemotiveerd worden om zich aan de regels te houden tijdens events, en dat die daardoor zo veel en zo leuk en zo veilig mogelijk georganiseerd kunnen worden! Samen kunnen we dat.
Tot slot nog een kort overzicht met verdere bouwstenen voor een veilig event:
1. Outdoor. Een event outdoor organiseren is een stuk covid-veiliger dan indoor. Als het (ook deels) indoor wordt georganiseerd, dan is het belangrijk dat de gesloten ruimtes goed geventileerd worden. Lekker uitwaaien op het buitendek dus!
2. Eventdynamiek en -dichtheid. Een event waar de bezoekers voornamelijk zitten is veiliger dan een event waar de bezoekers voornamelijk stilstaan. Bij zitten/stilstaan voldoet 4 m² netto-ruimte per bezoeker. Bij veel beweging dient er minimaal 10 m² per bezoeker te zijn.
3. Capaciteitsgebruik. Benut de maximaal toegelaten capaciteit tijdens het event maar eenmaal. Als die capaciteit meermaals benut wordt, dan is het beter dat de verschillende groepen bezoekers en/of deelnemers onderling niet vermengen en van elkaar gescheiden kunnen worden door bv. timeslots of compartimenten/zones in te bouwen.
4. Kwetsbare groepen. Richt het event niet voor een groot deel specifiek op mensen met een kwetsbare gezondheid en/of senioren.
5. Lokale focus en mobiliteit. Een event dat voornamelijk gericht is naar mensen uit de lokale omgeving is covid-veiliger dan een event dat ook mensen uit andere landsdelen aantrekt. Bovendien voorkomt dit extra belasting op het openbaar vervoer.
6. Duur. Een event van slechts één dag is covid-veiliger dan een meerdaags event. Hoe korter de aanwezigheidstijd op het event, hoe beter. Idealiter beperkt de duur van het event zich tot 2 uur of minder.
7. Interactie. Het liefst is deze korter dan 15 minuten met dezelfde perso(o)n(en). Hoe minder interactie tussen verschillende personen, hoe covid-veiliger.
8. Lawaai. Hoe minder lawaai op het event, hoe kleiner de kans dat de aanwezigen hun stem zullen moeten verheffen en hoe minder groot het verspreidingsrisico.
9. Drank en voeding. Vermijd het serveren van eten en (alcoholische) dranken, en als dit toch moet, dan gecontroleerd om zelfbediening te vermijden.
10. Ontsmettingsprotocol. Hoe meer de high-touch materialen van de gecontroleerde eventlocatie(s) worden ontsmet en hoe meer oppervlakken grondig gereinigd kunnen worden, hoe covid-veiliger het event.
Bron: covideventriskmodel.be/
